Como os negócios podem se beneficiar do uso de software de agendamento online

Baseado no Post de Ana Gotter (Zapier) · de 7 de abril de 2021

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Você começou seu negócio porque adora o ramo em que se especializou – não porque adora administrar uma ridícula agenda. Entre fornecedores, clientes estabelecidos, clientes potenciais, provedores de serviços como contadores e até mesmo sua própria equipe interna, o agendamento pode ser um pesadelo.

O software de agendamento online – seja agendamento de compromissos ou reuniões – elimina muito desse atrito, mas você precisa saber como aproveitá-lo ao máximo. Veja por que o software de agendamento online é essencial e como você pode fazer mais com ele.

Você pode automatizar uma tarefa repetitiva e que consome seu tempo 

Falando por experiência própria, pode-se levar um bom tempo no telefone ou precisar trocar de quatro a dez mensagens de Whatsapp, para compatibilizar horários, tipo de serviço a ser prestado, preços, etc., apenas para marcar um único horário ou uma reunião. Isso é inerentemente frustrante e demorado quando é feito em grande escala e se torna mais complicado ainda quando é preciso atender chamadas com várias pessoas ao mesmo tempo, todas com agendas diferentes e exclusivas. 

O software de agendamento online evita isso. Você passa adiante um link com sua disponibilidade pré-preenchida e as pessoas podem encontrar um horário adequado para reservarem. Passar a tarefa de agendar para os clientes, sem precisar se envolver diretamente nela, gera um ganho de tempo enorme no seu negócio. Ao mesmo tempo a ferramenta organiza e mantém atualizada sua agenda automaticamente, sem que você gaste nenhum esforço ou tempo para isso. Isso abre espaço para que atividades mais importantes do seu negócio sejam realizadas.

Cucco Agendamentos Online – tela de agendamento mostrando horários disponíveis

Qualquer discussão sobre “não, esse horário não é bom para mim, que tal terça-feira?” acontece sem você, porque as pessoas já sabem quando você está livre.

Como um enorme benefício adicional, isso permite que você controle a duração de atendimentos, de aulas, de consultorias, de reuniões ou qualquer outro serviço que você preste. As pessoas costumam querer tempo extra em consultorias, por exemplo, mas, quando fazem a reserva, concordam explicitamente com um período de tempo predeterminado que você define. Quer apenas atendimentos de 15 minutos? É sua prerrogativa configurar dessa forma, você é quem define o tempo de duração da prestação do seu serviço.

Você pode ter uma programação mais padrão 

Uma coisa excelente no software de agendamento online é que ele nos pressiona a automatizar a agenda, porém permitindo que você tenha domínio total dos horários disponíveis para os clientes agendarem e daqueles em que você não deseja que clientes agendem. Há casos de profissionais que deixam uma ou duas horas fechadas em alguns dias da semana, a fim de que sejam usados para reuniões improvisadas ou para receber ligações programadas. E se as ligações acabam não sendo feitas, é apenas mais tempo para trabalharem em outras coisas.

Por exemplo, o Cucco Agendamentos Online permite que você defina horas de disponibilidade em blocos ou turnos, com recursos para distribuí-los em dias específicos da semana da maneira que você achar mais conveniente. 

Cucco Agendamentos Online: tela de configuração de horários disponíveis na agenda

Se você se preocupa com o excesso de horários agendados, também pode definir limites de programação de atendimentos. Se você quiser aceitar compromissos até que sua agenda esteja totalmente lotada, você pode, mas também pode garantir que terá um número máximo de atendimentos ou horas de prestação dos seus serviços por dia.

Esses tipos de recursos do agendamento online ajudam você a manter sua agenda consistente, sem a necessidade de estar no controle de tudo 24 horas por dia, 7 dias por semana.  Agendamentos passam a poder ser feitos pelos clientes usando celulares e computadores também fora do horário comercial, em fins de semana ou feriados, enquanto você descansa ou toma sua merecida cervejinha.

O software lida com os detalhes e o acompanhamento 

Algumas ferramentas de agendamento possuem recursos para lidar com todas as partes do agendamento de horários, incluindo o envio de detalhes e mensagens de acompanhamento para a pessoa que reservou o compromisso com você. 

Isso inclui:

  • Confirmação do compromisso por e-mail.
  • Envio de um lembrete por e-mail para seus clientes antes que o compromisso seja realizado. 
  • Pagamento no momento da reserva, para que você não precise enviar uma cobrança separada posteriormente, gerando também mais segurança e compromisso com a realização do serviço marcado.

E, se o cliente decidir cancelar ou reprogramar ele tem autonomia para executar estas ações, tudo acontece automaticamente, com a liberação do horário para que outros possam ocupá-lo mais tarde.  

Imagem profissional 

Quando você usa um software de agendamento online, isso mostra que você está levando seu negócio a sério – e que seu negócio está sendo demandado no mercado. Para pequenas empresas que estão tentando se estabelecer e querem começar com uma ótima primeira impressão, o software de agendamento online pode fazer a diferença.

Uma maneira de melhorar essa impressão é ter seu software de agendamento online integrado em seu site, permitindo que as pessoas reservem seus serviços facilmente de maneira direta, a partir de um único ponto na Web. 

Como obter o máximo do seu software de agendamento online 

Para fazer com que o software de agendamento online se torne parte de seus fluxos de trabalho de negócios, mantenha as seguintes práticas recomendadas em mente:

  • Escolha a ferramenta certa. Certifique-se de que a ferramenta escolhida seja a certa para sua empresa e que atenda pelo menos a maior parte dos seus requisitos. Por exemplo, se você precisa aceitar pagamentos para que os compromissos sejam agendados, controlar agendamentos de grupos de pessoas no mesmo horário e enviar lembretes, precisará de uma ferramenta mais robusta, mas também que tenha um preço caiba no seu bolso. Mas não desconsidere os aplicativos que você já usa, como o Google Agenda, se quiser apenas o básico.
  • Considere configurar limites automáticos e regras para sua prestação de serviços com simplicidade, praticidade e rapidez. A capacidade de dizer que você está disponível das 12 às 15 horas num determinado dia, mas só quer atender um total de 6 clientes, cada um por 30 minutos, é uma grande vantagem. Isso dá aos clientes flexibilidade na escolha do horário, ao mesmo tempo que permite que você se programe adequadamente e evite que fique sobrecarregado. A ferramenta escolhida deverá ser simples, intuitiva e de fácil uso, tanto para que você configure este tipo de limites e regras de funcionamento de acordo com suas necessidades, quanto para que seus clientes consigam agendar de maneira prática e rápida.
  • Avalie a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do software de agendamento online. Ninguém aprende a usar aplicativos instantaneamente, normalmente isso acontece através de um processo de aprendizado e experimentação. Dúvidas surgem naturalmente e se você não tiver onde recorrer (seja por meio de textos, vídeos, tutoriais – de preferência na nossa língua – e principalmente através de canais diretos de suporte ao cliente, como Chat Online, WhatsApp e e-mail), você pode “empacar e ficar na mão”. Para evitar isso assegure-se dessas condições, antes de investir numa ferramenta.
  • Considere onde você deseja incorporar sua ferramenta de agendamento. Muitas ferramentas permitem incorporar um aplicativo de agendamento online em seu site ou nas suas redes sociais. Se você não quiser que seja tão público, basta enviar um link quando um cliente qualificado entrar em contato. 
  • Prepare-se para conduzir o processo de mudança. Toda mudança gera resistência, principalmente nos períodos iniciais em que ela é introduzida. Você terá que se manter firme no seu objetivo e atuar fortemente no sentido de “educar” seus clientes a passarem a usar esta nova tecnologia. Mas depois todos acabam se convencendo das vantagens e adotam a novidade. Da mesma maneira que nossa prática de enviar cartas pelo correio praticamente foi extinta com o surgimento do e-mail e outras tecnologias, o agendamento online produzirá a mesma transformação.

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